Qué es la gestión de la comunicación de proyectos

Una excelente comunicación es un componente crítico del éxito de un proyecto. De hecho, según el Project Management Institute (PMI), la mayoría de los fracasos en este campo se debe a la mala gestión comunicacional. La coordinación de la comunicación, garantiza que eso no suceda. Consta de tres procesos que ayudan a garantizar que las personas adecuadas envíen, reciban y entiendan los mensajes correctos. La administración de la comunicación de  proyectos es una de las diez áreas de conocimiento clave en el PMBOK (Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos). Los procesos incluidos en esta área han cambiado a lo largo de los años, pero en la versión actual, hay tres procesos principales de gestión de la comunicación de los proyectos.

• Planificación, gestión  y supervisión

Planificar la gestión de las comunicaciones del proyecto

Es importante  abordar todos estos factores en el plan:

• Público: es una lista de todas las partes interesadas que se ven afectadas por el proyecto. Debe incluir a los miembros del equipo, patrocinadores, clientes y otras partes interesadas. Ten en cuenta a cualquier persona afectada por el proyecto o que influya en su éxito.

• Objetivo: ¿cuál será la finalidad de las comunicaciones? Puedes utilizar algunas comunicaciones para la difusión, como un informe de estado, y otras que requieren acción, como solicitar a un patrocinador que autorice los gastos o a un cliente que apruebe las pruebas del proyecto.

• Mensaje: ¿cuál será el mensaje para cada tipo de comunicación? Este es el contenido real que se compartirá. Los componentes clave que se comunicarán incluyen alcance, cronograma, presupuesto, objetivos, riesgos y entregas.

• Canal: cómo se entregará el mensaje. ¿Será un informe formal enviado por correo electrónico? ¿Un informe verbal informal durante una reunión de equipo?

Tu plan de comunicación debe ser lo suficientemente detallado como para establecer exactamente lo que se enviará, a quién, cómo, cuándo y quién es responsable.

Es importante involucrar a las partes interesadas en la creación de este plan. Debes comprender sus preferencias y expectativas de comunicación. Si te comunicas en exceso, es posible que dejen de prestar atención. Pero, si te pasas por defecto, puedes provocar malentendidos y problemas.

Gestión Comunicacional

Una vez que se ha creado y aprobado el plan, es responsabilidad del gestor de proyectos asegurarse de que se implemente. Esto significa que el plan debe revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio en el proyecto o sus partes interesadas. El gestor de proyectos también debe realizar  la ejecución del plan completo abordado desde el inicio.

Incluye:

1.     Recopilación y análisis de datos.

2.     Redacción de mensajes para la comunicación.

3.     Transmisión o distribución de comunicaciones.

4.     Almacenamiento de informes, archivos o documentos de comunicación.

5.     Recuperación de cualquier comunicación almacenada.

6.     Eliminación de comunicaciones antiguas al cierre del proyecto o en una fecha determinada.

Cómo tener éxito en la gestión de la comunicación

Los gestores de proyectos exitosos utilizan métodos de comunicación formales e informales a través de varios canales. Esto ayuda a aumentar las posibilidades de que se reciban las comunicaciones. Usar un lenguaje sencillo, ceñirse a los temas relevantes y redactar mensajes concisos aumentará el posicionamiento que se quiere dar a una buena comunicación.

Las siguientes habilidades de comunicación también pueden aumentar las posibilidades de éxito de un gestor de proyectos:

•  Escucha activa

• Escritura competente

• Excelente habilidad para hablar

• Hacer preguntas y sondear para obtener más información

• Establecer y gestionar expectativas

• Motivar a las personas para que se comprometan y se mantengan comprometidas

•  Resolución de conflictos

• La capacidad de resumir y recapitular lo que has escuchado.